Automatizar procesos con WhatsApp – «rent a car»

Les contacto para ver si me pueden hacer un presupuesto de una necesidad que tengo, es referente a comunicaciones que hacemos con los clientes vía Whatsapp.

En ventas tengo una persona encargada del Whatsapp. Esta persona se comunica con los clientes vía Whatsapp (Wasá). Estas comunicaciones son de 3 tipos:

1) 1er contacto, generar confianza, resolver dudas previas a la venta, etc.

2) Una vez generada la venta, enviar información (fotos, vídeos y Texto) sobre todo fotos, enviar al cliente mientras está volando a Tenerife. Información crítica y trascendental previa a la entrega del coche. Sin la información el cliente no podrá recibir el coche. La información que se manda es, vehículo, matrícula, dónde y cómo recoger el coche y la ubicación del mismo. Adjunto imágenes de ej.

3)  Cuando ya tienen el coche: preguntas de todo tipo a cerca del coche, aeropuertos…. de todo.

Breve descripción de cómo hacíamos la comunicación de entrega del coche que es lo que interesa:

Antes de pandemia mandábamos SMS por medio de la plataforma que hizo un informático. No estaba mal o muy bien la parte técnica, pero tenía sus inconvenientes de comunicación. Básicamente comunicación unilatería y por SMS, sin poder mandar fotos. Descargábamos una hoja excell con los datos exáctos, nombre, reserva, nº de móvil, etc.

La Pandemia nos obligó a cambiar y hacerlo de otra manera, en este caso mísmo método pero mucho más funcional, por Whatssap. Aparcamos el coche y mandamos a los clientes fotos de llave, localización del coche, cómo abrirlo, etc.

No me parece bien para la empresa ni justo para la vendedora que esté todo el día pendiente de que los Lavacoches le manden las fotos para que ella las mande/reenvíe al cliente. Quiero automatizar el proceso. Es decir, comunicación de entrega en Aeropuertos y hotel. Diagrama de la actualidad:

Carmen está a todo y debe estar agoviadísima, cualquier horario, atender a la calle, teléfono, wasá, etc. ella debería de estar más para ventas. Que tiene que hacer tb. sugerecias/quejas, vale, pero si se puede automatizar este proceso… mucho mejor, menos estrés y tiempo perdido.

Y me gustaría que fuera de la siguiente manera o parecido a, o solución que ustedes estimen:

Necesito algo que libere a Carmen / ventas de esta comunicación no sólo por el agovio, etc. que le supone, sino que cuando se vaya de vacaciones, enferme, etc. Además de las Ventas que se pierden por estar atendiendo cosas que se pueden automatizar.

Por tanto necesito un sistema de envío de fotos automatizado. De tal manera que suceda:

1) El Lavacoche hace la foto y la envía a… «Plataforma/chatboot»

2) Plataforma/chatboot lo manda a los distintos clientes y a Carmen para que esté al tanto, puede ser que le pregunten cosas. Pero al menos si no le preguntan… que esté tranquila.

3) Introducción rápida de los números de móvil. Con wasá es un coñazo y se tarda mucho. Los móviles los tenemos en un programa de gestión de rent a car que puede lanzar listados en excell, pdf, word. De esta manera tb. se evitarían errores humanos. Si el lavacoche tiene que mandar un wasá a un nº de Teléfono y se equivoca… el mensaje/foto no llegaría a su destinatario.

4) A ser posible o ya lo ideal sería que dicha plataforma pueda mandar mensajes automatizados en plan, chatboot, respuestas hechas, como por ej. a preguntas como:

Cliente: ¿qué hago con el ticket del parking?

y responda sólo:

Plataforma «X»: Diríjase a un cajero, pague, pida el recibo y nos lo manda, se lo pagaremos por transferencia. O la respuesta predefinida a las preguntas que siempre se hacen. Esto ya sería con el tiempo y experiencia una vez ya implantado.

Si la pregunta se sale, no está en las preguntas tipo, entonces ya que le llegue a Carmen/ventas o similar.

Ahora mismo lo único que se me ocurre es que el lavacoche sea el que manda el mensaje al cliente. Pero tiene varios inconvenientes. No quiero cargar aún más a los lavacoches, muchos no saben idiomas, nos quedaríamos con la incertidumbre de si lo han mandado, si lo han hecho a tiempo…

Solicito presupuesten:

1) Automatización proceso de comunicación vía Wasá lo más simplificado posible.

A) Todo lo que es la mensajería, envío de fotos a plataforma central (ahora Carmen «ventas»). Que el lavacoches mande a algo (fotos, vídeos, texto) a plataforma, lo que sea o como se llame, y de ahí se envíe al cliente, a ser posible con acuse de recibo, como el doble check de wasá.

B) Tema de Chatboot. La mayoría de preguntas de los clientes son las mismas, dónde pago ticket?, cómo se arranca el coche?, dónde está la llave?, etc.

C) Timing de ejecución, para cuándo estaría listo?